FERRAMENTAS E EXEMPLOS DE REFERÊNCIA

Para ajudar os nossos parceiros DROs cumprir os nossos requisitos de compliance, disponibilizamos diversos documentos, ferramentas e modelos de referência para que vocês possam usar. Alguns desses documentos podem ser usados tal como estão, enquanto outros necessitarão de alterações e ajustes para poderem ser usados corretamente, visto que as leis, regulamentações ou códigos de associações comerciais locais podem incluir requisitos adicionais ou diferentes. Por último, há outros documentos que podem não ser relevantes para o negócio de todos os distribuidores.

Nos casos em que são necessárias alterações, os distribuidores poderão necessitar de rever esses modelos com os seus conselheiros legais antes de os colocarem em utilização regular.

ACESSO A DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

• Geral
• Código de Conduta Modelo
• Formação
• Notificação Sobre o Uso de Subdistribuidores
• Manutenção de Livros e Registro
• Diretrizes de Qualidade
• Declaração de Conflito de Interesse

Geral

Guia: Como Implementar um Programa de Ética & Compliance

Ferramentas e Exemplos de Referência - Para ajudar os nossos parceiros de canal a cumprir os nossos requisitos de conformidade, estamos a disponibilizar diversos documentos, ferramentas e modelos de referência para que os possam usar.

Apresentação de Compliance do Distribuidor (Documento Interno) - Assuntos abordados pelo DRO durante a conversa presencial sobre as expectativas de compliance e qualidade da Medtronic.

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Código de Conduta Modelo

Código de Conduta Modelo - Os distribuidores podem usar este modelo para designar e adotar formalmente um Código de Conduta para a sua organização. Podem ser necessários ajustes para adaptar ao seu modelo de negócio e para garantir o alinhamento com as leis, regulamentações e códigos de associações comerciais locais. Este documento não se destina a que o distribuidor substitua simplesmente o seu próprio nome e o use tal como está.

Diretrizes de Compliance de Parceiro Comercial (O que fazer e não fazer) - Contém diretrizes de compliance detalhadas e é usado pela Medtronic como parte do seu programa de formação de compliance para distribuidor. Também pode ser usado pelos distribuidores para conduzir a treinamento dos seus próprios empregados. Abrange uma variedade de tópicos de compliance importantes, tais como:

• Princípios gerais
• Conflitos de interesse
• Refeições, brindes, patrocínios e doações
• Conferências médias, patrocínios e compensação de HCP
• Use de agentes de viagens e organizadores de eventos
• Amostras, produtos grátis
• Estudos Clínicos
• Participação em Licitações/propostas

Declaração de Conflito de Interesse - Modelo usado para revelar conflitos de interesses reais ou potenciais à Medtronic de forma tempestiva e eficiente. Também é usado para documentar a decisão tomada quanto à forma como a questão irá ser resolvida.

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TREINAMENTO

Lista de Presença de Treinamento para Empregado do Distribuidor - Usado para estabelecer documentação de que o distribuidor forneceu treinamento de compliance aos seus empregados.

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NOTIFICAÇÃO SOBRE O USO DE SUBDISTRIBUIDORES

Notificação Sobre a Utilização de Subdistribuidores (Link compartilhado) - Carta para notificar a Medtronic de todo e qualquer um dos subdistribuidores utilizados ou que serão utilizados no cumprimento do Contrato de Distribuição Não-Exclusiva. Este documento também está incluído no Anexo A do Contrato de Distribuição Não-Exclusiva da Medtronic.

• Português (utilizar link do Smartsheet)
  https://app.smartsheet.com/b/form/33312c09cb6541ce957604414f4735ee

Due Diligence – Check List (Documento Interno) - Registro para documentar o desempenho de Due Diligence sobre quaisquer subdistribuidores utilizados ou a ser utilizados no cumprimento do Contratos de Distribuição Não-Exclusiva da Medtronic.

Código de Conduta Modelo (Documento que pode ser compartilhado) - Os distribuidores podem usar este modelo para designar e adotar formalmente um Código de Conduta para a sua organização. Podem ser necessários ajustes para adaptar ao seu modelo de negócio e para garantir o alinhamento com as leis, regulamentações e códigos de associações comerciais locais. Este documento não se destina a que o distribuidor substitua simplesmente o seu próprio nome e o use tal como está.

Diretrizes de Compliance de Parceiro Comercial (O que fazer e não fazer) (Documento Interno) - Contém diretrizes de compliance detalhadas e é usado pela Medtronic como parte do seu programa de formação de compliance para distribuidor. Também pode ser usado pelos distribuidores para conduzir a treinamento dos seus próprios empregados. Abrange uma variedade de tópicos de compliance importantes, tais como:

• Princípios gerais
• Conflitos de interesse
• Refeições, brindes, patrocínios e doações
• Conferências médias, patrocínios e compensação de HCP
• Use de agentes de viagens e organizadores de eventos
• Amostras, produtos grátis
• Estudos Clínicos
• Participação em Licitações/propostas

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MANUTENÇÃO DE LIVROS E REGISTRO

Formulário de Reembolso de Despesas (Documento que pode ser compartilhado) - Modelo usado para suportar e documentar quaisquer viagens ou reuniões de negócios e despesas relacionadas com interações com clientes ou potenciais clientes (HCPs). O distribuidor deverá estabelecer limites de gastos para despesas relacionadas com o negócio, como refeições, bebidas, hospedagem e itens educacionais ocasionais.

Pedido de Amostras (Documento que pode ser compartilhado) - Formulário que pode ser usado para manter uma documentação e rastreabilidade adequados de amostras que foram fornecidas a clientes. Uma amostra é um material ou equipamento facultado gratuitamente a um cliente com o objetivo de avaliar a sua funcionalidade, em compliance com as leis e regulamentações locais.

Carta de Notificação de Contrato de Consultoria para Empregador do HCP (Documento que pode ser compartilhado) - Modelo de carta usado para informar e obter o acordo do empregador quando se contratam profissionais de saúde como speakers/proctors ou para serviços de consultoria, ou quando se patrocinam os mesmos para um evento educacional ou uma formação de produto.

Diretrizes de Compliance de Parceiro Comercial (O que fazer e não fazer) (Documento Interno) - Contém diretrizes de compliance detalhadas e é usado pela Medtronic como parte do seu programa de formação de compliance para distribuidor. Também pode ser usado pelos distribuidores para conduzir a treinamento dos seus próprios empregados. Abrange uma variedade de tópicos de compliance importantes, tais como:

• Princípios gerais
• Conflitos de interesse
• Refeições, brindes, patrocínios e doações
• Conferências médias, patrocínios e compensação de HCP
• Use de agentes de viagens e organizadores de eventos
• Amostras, produtos grátis
• Estudos Clínicos
• Participação em Licitações/propostas

Contrato de Patrocínio (Documento que pode ser compartilhado) - Modelo usado para documentar o apoio a um congresso de terceiro e em contrapartida, ter alguns direitos de patrocínio (por exemplo, expositor, publicidade no programa e nos crachás de identificação, reconhecimento do apoio) que dão ao distribuidor uma oportunidade de promover a marca e os produtos Medtronic à audiência especializada.

Pacote de bolsa ou doação - Use este pacote ao concordar em atender a uma solicitação de concessão ou doação. Os modelos incluem:

1. Solicitação de subsídio/doação - Para solicitar aprovação interna para fornecer uma concessão ou doação.

2. Acordo de subsídio/doação - Para documentar sua doação ou acordo de subvenção como destinatário dos fundos.

Reunião PS, evento ou pacote de treinamento - Use este pacote ao convidar um PS para participar de uma reunião, evento ou treinamento. Os modelos incluem:

1. Aprovação interna - Para obter aprovação dentro da sua empresa

2. Convite para PS - Para estender um convite a um PS.

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DIRETRIZES DE QUALIDADE

Diretrizes de Qualidade (Documento que pode ser compartilhado) - Apresentação que explica os requisitos de qualidade e regulatórios tal como se aplicam aos distribuidores da Medtronic, incluindo reclamações de produto, gestão de produto e ações corretivas de campo. Instruções detalhadas sobre o uso da página web mPXR para comunicar reclamações de produto.

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DECLARAÇÃO DE CONFLITO DE INTERESSE

Diretrizes de Compliance de Parceiro Comercial (O que fazer e não fazer) (Documento Interno) - Contém diretrizes de compliance detalhadas e é usado pela Medtronic como parte do seu programa de formação de compliance para distribuidor. Também pode ser usado pelos distribuidores para conduzir a treinamento dos seus próprios empregados. Abrange uma variedade de tópicos de compliance importantes, tais como:

• Princípios gerais
• Conflitos de interesse
• Refeições, brindes, patrocínios e doações
• Conferências médias, patrocínios e compensação de HCP
• Use de agentes de viagens e organizadores de eventos
• Amostras, produtos grátis
• Estudos Clínicos
• Participação em Licitações/propostas

Declaração de Conflito de Interesse (Documento que pode ser compartilhado) - Modelo usado para revelar conflitos de interesses reais ou potenciais à Medtronic de forma tempestiva e eficiente. Também é usado para documentar a decisão tomada quanto à forma como a questão irá ser resolvida.

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