Tactisch plannen op het Cathlab voor beter gebruik van schaarse capaciteit

Een hartkatheterisatiekamer (HCK of cathlab) die leeg staat. Een cardioloog die geen personeel heeft. Of de cardioloog heeft wel personeel maar geen beschikbare kamer. Veelvoorkomende problemen waar menig hartcentra in Nederland mee te maken hebben, met daarbij schaarste in mensen en middelen en lange wachtlijsten voor patiënten. Wouter van Zwieten en Mieke van den Nieuwenhuijzen leggen uit hoe het Catharina Ziekenhuis met deze uitdagingen is omgegaan.

In coronatijden is deze uitdaging alleen maar groter geworden doordat tijdens de eerste piek een deel van de capaciteit werd ingezet voor coronazorg. In de tussentijd staan er wel reguliere patiënten op de wachtlijst en zijn er afspraken met de zorgverzekeraars die gehaald moeten worden. Het Catharina Ziekenhuis in Eindhoven slaagde er het afgelopen jaar in om, dankzij een uitgekiend planningsproject voor de hartkatheterisatiekamers (HCK's), deze uitdagingen te beheersen.

Resultaten

In de eerste plaats zorgde het planningsproject ervoor dat de schaarse capaciteit goed benut kon worden. Er kwam rust in de planning, en daarmee binnen de hele afdeling. Zaken waren beter op elkaar afgestemd op tactisch niveau, waardoor er minder ad-hoc wijzigingen waren op operationeel niveau. Dit was ook prettiger voor de patiënt. De meetbare uitkomsten van het project laten een mooi resultaat zien.

Zo werden er gemiddeld 26 patiënten meer behandeld per maand (met dezelfde mensen en middelen), nam de annuleringsgraad af met 19 procent, werden de wachtlijsten aanzienlijk korter, en ontstond er een ketensamenwerking met de Hartlounge voor de optimale patiëntervaring.

Houvast

Daarnaast heeft het vernieuwde planningsproces in tijden van de corona-uitbraak houvast geboden. Met een aantal kleine aanpassingen is het gelukt om gedurende fase rood van het pandemieplan nog steeds 80 procent van de geplande hoeveelheid zorgbehoevende patiënten te helpen. Dit is mede te danken aan de Hartlounge (dagbehandeling waar patiënten voor en na de procedure verblijven), die als COVID-vrije unit heeft kunnen functioneren.

Zes ingrediënten

Van strategisch naar operationeel – Gelaagdheid in de planning

Maak onderscheid tussen de strategische, tactische en operationele planhorizonnen. Operationeel is de dagelijkse planning. Op strategisch niveau bekijk je hoeveel patiënten je op jaarbasis kunt helpen en welke capaciteit (kamers, mensen, middelen) daarvoor nodig is. Waar vaak minder aandacht voor is, is de tactische planningshorizon: de schakel tussen strategisch en operationeel.
Veel ziekenhuizen kijken maar enkele weken vooruit, omdat dan de patiënten gepland moeten worden. Echter kan de planning dan nog maar beperkt worden aangepast en is de mogelijkheid om efficiënt te plannen, door middel van bijvoorbeeld het clusteren van een bepaald type ingrepen, zeer gering als dit niet op tactisch niveau is ingeregeld. Zie punt 2 voor wat er wordt bedoeld met een planning op tactisch niveau.

Werken met een blauwdruk – Houvast en flexibiliteit op tactisch niveau

Maak een blauwdruk: De basis voor een planning op tactisch niveau is de ‘blauwdruk’, ook wel een blokkenplanning genoemd. De blauwdruk is de uitkomst van een puzzel waarbij rekening gehouden wordt met productiedoelstellingen, beschikbaarheid en skills van artsen, beschikbaarheid en skills van personeel, beschikbaarheid van kamers en capaciteit op de Hartlounge. Wanneer deze blauwdruk als basis wordt aangehouden, wordt er aan de zorgvraag van patiënten voldaan. Ook wordt de beschikbare capaciteit zo optimaal benut.

Duidelijke planregels en werkafspraken – Anticiperen op spoed

Introduceer planregels en werkafspraken. Deze regels en afspraken geven aan hoe er gepland moet worden, wat wel en niet is toegestaan en wie welke rol heeft in het proces. Daarnaast geven ze ook aan hoeveel ruimte er bijvoorbeeld vrijgehouden moet worden voor urgente en semi-urgente zorg. Zodat enerzijds de capaciteit zo optimaal mogelijk wordt benut (geen leegstand), en anderzijds het aantal annuleringen zo laag mogelijk wordt gehouden.

Dashboard – Sturen op basis van heldere stuurinformatie

Zorg voor goede stuurinformatie. In het Catharina Ziekenhuis is een HCK-dashboard gemaakt waarin alle stuurinformatie voorhanden is, gelinkt aan het ziekenhuisinformatiesysteem. Denk hierbij aan wachtlijsten per type procedure, aantal procedures, beschikbaarheid dokters, kamerbenutting, etc. Op basis van deze indicatoren wordt in het tactisch planoverleg bepaald of er aanpassingen gemaakt moeten worden in het planproces zelf of de planning op tactisch niveau.

Governance structuur – Flexibiliteit om periodiek bij te sturen

Introduceer een periodiek tactisch planoverleg met een vaste agenda: Hierin wordt de voortgang met betrekking tot wachtlijsten, de doelstelling en benutting van de cathlabs besproken. Wanneer een arts afwezig is, er tijdens reductie minder kamers open kunnen of er te lange wachtlijsten op ingreepniveau ontstaan, worden mogelijke aanpassingen in de blauwdruk besproken op het tactisch planoverleg en na besluitvorming doorgevoerd. Dit altijd 12 weken vooruit. Hierdoor wordt de planning een dynamisch proces, maar geen ad-hoc-proces.

Multidisciplinair team – Zorgen voor draagvlak

Betrek de keten erbij: Het succes van een goede planning komt mede door het multidisciplinaire team wat eraan meehelpt; artsen, verpleegkundigen, planners, de HCK-teamleider, de afdelingsmanager en de teamleider van de Hartlounge. Dit heeft niet alleen geholpen bij de snelle totstandkoming van het vernieuwde planproces en de blauwdruk, maar ook bij het creëren van draagvlak onder alle medewerkers.

Next step

Het HCK-planningsproces is succesvol afgerond. Inmiddels is het Catharina Ziekenhuis gestart met een planningsproject voor de polikliniek, waarbij het doel is ook hier meer structuur en flexibiliteit aan te brengen, maar ook om de verschillende planningsprocessen meer op elkaar af te stemmen om zo de totale capaciteit binnen het Hart- en Vaatcentrum zo optimaal mogelijk te benutten en patiënten goed en efficiënt te helpen.

Dit project is tot stand gekomen door een samenwerking tussen het Catharina Ziekenhuis Eindhoven en Medtronic. Hierbij is er sprake van een partnerschap waarbij het Integrated Health Solutions team van Medtronic ondersteunt bij projecten.

Wouter van Zwieten, Consultant Integrated Health Solutions bij Medtronic
Mieke van den Nieuwenhuijzen, Manager Hart- en Vaatcentrum Catharina Ziekenhuis